防灾科技学院党政公文管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范防灾科技学院党政公文处理工作，切实提高公文管理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《中国地震局公文管理办法（试行）》（中震办〔2019〕3号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校党政公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 本办法适用于校级党政公文及各部门（单位）公文的公文处理有关工作。

第六条 党委办公室（办公室）是学校党政公文处理工作的管理机构，并负责对各部门（单位）公文管理工作进行业务指导和监督检查；各二级学院办公室负责本学院的公文管理工作，其他部门（单位）由指定的专人（部门秘书）负责本部门（单位）的公文管理工作。学校各部门（单位）应当高度重视公文管理工作，加强组织领导，强化队伍建设，各二级学院应设立专门岗位（办公室）、其他部门（单位）应指定专人（部门秘书）负责公文管理工作，确保公文管理工作严格规范，充分发挥公文效用。各部门（单位）负责人应当加强对本部门(单位)公文管理工作的领导，模范遵守本办法。

第二章 公文种类

第七条 学校的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关集体和个人，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（五）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（八）函。适用于与不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当在公文首页左上角标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限的确定按照有关规定执行。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

1.校级公文：“中共防灾科技学院委员会文件”“防灾科技学院文件”发文标志用于以学校党委、行政名义制发公文；“中共防灾科技学院委员会纪要”“防灾科技学院纪要”发文标志用于记载和传达党委会议、校务会议等主要精神和决议；“中共防灾科技学院纪律检查委员会文件”发文标志用于学校纪委名义制发公文；“中共防灾科技学院委员会办公室文件”“防灾科技学院办公室文件”发文标志用于学校党委办公室（办公室）名义制发公文。

2.部门（单位）公文：“中共防灾科技学院委员会×××”“防灾科技学院×××”（×××内容为发文部门名称）发文标志用于党委工作部门、行政职能部门（单位）名义制发公文；“中共防灾科技学院委员会×××党总支”“防灾科技学院×××”（×××内容为二级学院全称）发文标志用于二级学院名义制发党政公文；。

（五）发文单位字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。我校党政公文发文字号见附件。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。一般由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称，应与标题中的发文单位名称一致。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人公文签发人的签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。会议纪要不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位或个人，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。校级公文印发单位为学校党委办公室（办公室），部门（单位）公文的印发单位为各部门（单位）。印发日期为送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条 公文使用的汉字、民族文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条 学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012）执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。

第十三条 校级公文行文规则：

（一）向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种，遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.向上级单位请示、报告重大事项，应当经校党委、行政同意或者授权。

3.下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5.除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，应同时抄送另一个上级机关。

（二）对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，遵循以下规则：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

2.党委办公室、学校（办公室）根据授权，可以向各部门（单位）发布公文，可以转发上级单位或有关部门文件、通知重要事项、印发有关规章制度等。其他部门（单位）一律不得向各部门（单位）发布政策性、规范性、指令性公文。

3.学校工会委员会、团委可以根据各自所属群团组织内的有关规定向其下一级群团组织行文。

（三）向同级或者不相隶属的校外单位行文，应当按照对等原则以函件形式回复，一般用函、意见、通知等文种。应当按照对等原则以函件形式回复。

第十四条 部门（单位）公文行文规则：

（一）各部门（单位）可以以校内请示（报告）的形式向校领导或校级组织汇报工作、反映情况、提出建议、请求指示和批准等；各部门（单位）可以以函的形式向其他部门（单位）商洽、询问、答复、告知有关事项；各二级学院和有关部门（单位）可以根据实际情况以通知的形式在各自职权范围内向本部门（单位）内部布置工作和通报事项等。

（二）部门（单位）公文仅限校内使用，一律不得面向校外发布和使用。

第五章 公文拟制

第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证。

（六）部门（单位）负责人应当主持、指导重要公文起草，不断提升公文质量。

（七）公文涉及其他部门（单位）职权范围内的事项，起草部门（单位）必须征求有关部门（单位）意见，力求达成一致。

第十七条 公文审核要严把政治关、政策关、格式关、文字关、保密关。重点审核以下内容：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，是否符合行文规则。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策及上级单位的指示精神，是否完整准确体现发文意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见，应当会签的公文是否已经会签。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；涉密文件、内部文件的密级、印发传达范围是否准确。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十八条 公文审核要做到分工审核、严格把关。

校级公文需经起草单位办公室主任或（部门秘书）部门秘书、部门（单位）负责人、学校党委办公室（办公室）文秘科、党委办公室（办公室）负责人依次审核。

主送本部门（单位）内部的部门（单位）公文需经单位办公室主任或（部门秘书）部门秘书、部门（单位）负责人依次审核；其他情况的部门（单位）公文需经单位办公室主任或（部门秘书）部门秘书、部门（单位）负责人、学校党委办公室（办公室）负责人依次审核。

第十九条 经审核不宜发文的文稿，应退回起草部门（单位）并说明理由；符合发文条件，但形式、内容或程序需要进一步研究和修改的，由起草部门（单位）修改后重新上报。

第二十条 经审核通过的公文，按以下规定签发：

（一）校级公文中向上级单位报送的请示、报告等上行文，经分管校领导审阅后，根据职责，分别送学校党委主要负责人、行政主要负责人签发，或由学校党政主要负责人联合签发。

（二）校级公文的平行文、下行文，一般由分管校领导签发。若涉及重要事项，经分管校领导审阅后，由学校主要负责人签发。

（三）学校党委会议、校务会议等重要会议的纪要由学校主要负责人签发，其他会议的纪要一般由主持会议的校领导签发。

（四）主送本部门（单位）内部的部门（单位）公文由部门（单位）负责人或分管校领导签发；其他情况的部门（单位）公文由分管校领导签发。

第六章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点包括：是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由党委办公室（办公室）负责人提出拟办意见，报学校领导阅批或者转有关部门（单位）办理；需要两个以上部门（单位）办理的，应当明确主办部门（单位）。紧急公文应当明确办结时限。承办部门（单位）对交办的公文应当及时办理，有明确时限要求的应当在规定时间内办理完毕。

（五）传阅。根据学校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者办理。公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，并及时向学校领导反馈办理情况。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十三条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经相关负责人签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签发人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。该公文主办部门（单位）应按规定范围及时分送相关部门（单位），并及时向相关校领导反馈办理结果。

第二十四条 公文办理完毕后，应根据档案管理的相关规定，及时将反映学校主要工作、具有凭证查考和保存价值的文件移交学校档案馆归档保存。任何单位和个人不得将文件据为己有或拒绝归档。

第七章 公文管理

第二十五条 学校各部门（单位）应当高度重视公文管理工作，加强组织领导，强化队伍建设，各二级学院应设立专门岗位（办公室）、其他部门（单位）应指定专人（部门秘书）负责公文管理工作，确保公文管理工作严格规范，充分发挥公文效用。

各部门（单位）负责人应当加强对本部门(单位)公文管理工作的领导，模范遵守本办法。党委办公室（办公室）是学校党政公文处理工作的管理机构，并负责对各部门（单位）公文管理工作进行业务指导和监督检查；各二级学院办公室负责本学院的公文管理工作，其他部门（单位）由指定的专人（部门秘书）负责本部门（单位）的公文管理工作。

第二十六条 学校应建立机要保密室和机要阅文室，相关涉密部门（单位）要按照保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十七条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文部门（单位）的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第二十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十条 公文的撤销和废止，由发文部门（单位）、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十一条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十二条 不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别并经党委办公室（办公室）负责人批准后，统一由党委办公室（办公室）按照相关规定销毁。销毁涉密公文，应统一在学校保密委员会指导下按照国家规定的保密程序进行，并应履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。任何个人不得私自销毁、留存公文。

第三十三条 部门（单位）合并时，全部公文应当随之合并管理；部门（单位）撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。

工作人员离岗离职时，所在部门（单位）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条 新设立的部门（单位）应当向党委办公室（办公室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章 附 则

第三十五条 学校党政公文包含电子公文。电子公文处理工作基本原则、公文格式、审批流程等按照本办法执行，具体办法参照中国地震局电子公文管理有关规定。

第三十六条 本办法由学校党委办公室（办公室）（办公室）负责解释。

第三十七条 本办法自2020年9月1日起施行。

附件：防灾科技学院党政公文发文字号

 

附件：防灾科技学院党政公文发文字号

一、校级文件

1.防灾科技学院党委 防科党发/防科党函

2.防灾科技学院 防科发*/防科函

3.防灾科技学院纪委防科纪发

4.党委办公室 防科党办/防科党办函

5.学校办公室 防科校办/防科校办函

（注：“*”适用于“办、教、研、学、科、人、招、财、基、资、后、安、退”）

二、部门（单位）文件

1.党委组织部（党校）组织部

2.党委宣传部（党委统战部） 宣传部

3.纪检室纪检室

4.人事处（党委教师工作部、教师教学发展中心）人事处

5.安全工作处（党委安全工作部） 安全处

6.学生工作处（党委学生工作部） 学工处

7.机关党总支机关总支

8.基础教学教辅党总支基础总支

9.综合保障党总支综保总支

10.教务处（教学评估与建设办公室、高等教育研究所）教务处

11.学科与研究生处/党总支学研处/学研总支

12.科研处（国际合作处） 科研处

13.招生就业处 招就处

14.发展与财务处 发财处

15.基建处 基建处

16.资产管理处 资产处

17.后勤管理处（后勤服务中心） 后勤处

18.离退休办公室/党总支离退办/离退总支

19.工会 工会

20.团委 团委

21.信息化管理中心 信息中心

22.图书馆（档案馆） 图书馆

23.地球科学学院/党总支 地科学院/地科总支

24.生态环境学院/党总支 生态学院/生态总支

25.土木工程学院/党总支 土木学院/土木总支

26.地质工程学院/党总支 地工学院/地工总支

27.电子科学与控制工程学院/党总支 电控学院/电控总支

28.信息工程学院/党总支 信工学院/信工总支

29.经济管理学院/党总支 经管学院/经管总支

30.应急管理学院/党总支 应急学院/应急总支

31.文化与传播学院/党总支 文传学院/文传总支

32.外国语学院/党总支 外语学院/外语总支

33.体育部 体育部

34.马克思主义学院 马院

35.基础课教学部 基础部

36.继续教育学院 继教学院

37.黄金海岸教学实习基地 基地

38.北京防灾科技有限公司 公司