为进一步完善学院行政工作制度，提高行政会议质量和会议效率，学院对会议程序作了进一步的规范要求，现通知如下:

一、凡拟提请会议的议题在提交讨论之前应广泛听取各方面意见，进行认真调查研究和论证，形成简明的书面材料，材料内容一般应包括提请研究事项的基本事实情况，相关法规政策依据和决策建议、选择方案，可行性分析，文字要简练，凡议题内容涉及两个或两个以上部门，提交部门应事先会同有关职能部门进行充分协商，达成共识后提出明确意见。

二、申报会议部门填写《防灾科技学院会议安排申报表》（可在校园网公告栏下载），请主管院领导签署意见并提前一周将有关材料和申报表交院办，办公室主任审核并报告院长同意后列入会议议程，并将所提交的材料提前转至相关院领导及有关部门。明确会议议题、会议时间等有关事项后，由办公室印制《防灾科技学院院务会议通知单》提前送达与会人员。

三、与会人员应在会前做好会议要求的有关准备工作，保证会议质量，提高会议效率。与会者应按时与会，因故不能与会者，应事先向会议主持人请假，获得批准后告知办公室主任。

四、院务会实行候会制度。除院领导和固定列席人员外，其他与会者，应按学院办公室通知时间，在讨论相关议题时与会。

五、如遇突发事件和急待解决的问题，可临时召开院长办公会。

六、院长办公会、院务会的会务组织工作由学院办公室负责，党政联席会的会务组织工作根据内容由党委办公室或学院办公室负责，其他专项、专题会议的会务组织工作由主办部门负责。