为进一步规范会议管理，加强会风建设，提高会议质量和效率，现对我院会议管理作如下规定：

一、会议召开的原则

会议召开要坚持必要、可行、高效、精简、节约的原则。

拟召开会议的部门要对会议的主题、时间、地点及主要参会人员进行相应调查和沟通，以保证会议召开确有必要和可行。会议要准备充分，讲求质量和效率，切实解决问题。不能解决问题或可用其它方式解决问题的，不召开会议；可合并召开的会议要尽量统筹合并。严格控制会议的时间、规模和成本，端正会风。尽量利用现代化的手段提高会议效率。

二、会议的计划和审批

全院性会议或由各部门负责人参加的重要会议，应列入学院会议计划。根据会议的主题，拟召开会议的部门一般应提前两周将会议计划报院党委办公室或学院办公室，由院党委办公室或学院办公室报相应院领导审批。经学院审批的会议按计划实施，未列入学院会议计划的会议原则上不予安排。

确有必要召开的各种专题工作会议，应在前一周星期五前由会议主办部门报院党委办公室或学院办公室备案，经主管院领导同意后，由院党委办公室或学院办公室统一协调开会时间和地点。

需要召开的紧急会议，由相应的主管院领导批准。

三、会议通知

会议召开之前，会议主办者应至少提前两天（紧急情况除外）以书面、手机短信、电话、校园网形式通知与会人员。会议通知应包括：会议名称、会议主题、会期、参加人员范围、开会时间和地点、需准备的材料或其它要求。

四、会场安排和服务

会场安排包括会前布置、会中维护和会后清理。综合性会议及全院性的重大会议由学院办公室负责会场安排和服务，相关部门协助；其它业务性会议，由主办的业务部门负责会场安排和服务。

重要会议召开时，会议主办部门应根据需要安排录音、录像、文字记录，分组讨论时，也应指定分组记录人员。

五、会议签到和会议纪律

会议主办者应事先准备签到册。学院召开的中小型会议与会人员个人签到，规模较大的会议与会部门领导签到。会议结束时，主办者对各部门的出勤情况进行检查或抽查。

与会人员应做到不迟到、不早退；有特殊情况不能参加会议的部门负责人可指定其他人员代替，并于会前通知会议主办者，同时向会议主持人请假；有事提前离开会场的需向会议主持人或主办者请假。会议期间应关闭通讯工具或使其处于振动状态，以保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。

院党委办公室或学院办公室对会议纪律执行情况，包括会议出勤、请假制度履行情况及会纪会风情况，定期在全院范围内通报。各部门领导要重视会议纪律的执行情况，率先垂范，促进良好会风的形成和良好作风的培养。

六、会议文件及会议档案

全院性正式会议的会议文件由主办部门准备。会议结束后，主办部门应尽快整理会议记录，编写会议纪要，同时将院领导重要的讲话整理成文稿，一并送院党委办公室或学院办公室。重要会议的全套会议材料（含录像、录音、光碟等）整理后按有关规定送交学院档案室存档，会议相关实物交由有关部门保管。一般工作会议应由主要职能部门负责会议记录和纪要整理。会议纪要经主管院领导签发后及时印发。

七、会议精神的贯彻落实

与会人员应做好会议记录，会后及时传达、贯彻落实会议精神。院党委办公室或学院办公室或相关职能部门要对会议精神的落实进行督办。

八、本规定由学院党委办公室商学院办公室解释，自印发之日起施行。