为进一步规范党委会、校务会会议组织工作，完善学校党委行政工作机制，提高会议议事决策效率和质量，依据中国地震局党组会议会务工作规范和学校党委会、校务会会议议事规则，结合学校实际，制订本规范。

一、规范审批程序

（一）议题材料准备。提交党委会、校务会审议的事项，须由牵头部门（单位）主要负责人提前准备上会材料（在钉钉办公平台—“我要办”—“校务会、党委会议题审批”中提交）。

（二）报送与审批流程。议题材料经列席部门（单位）主要负责人会签、分管校领导审批、会议主持人审定后方可列为议题。

（三）议题提交应在会议召开前3天完成，逾期将顺延列入下次会议议题。确有特殊情况需紧急上会的，报会议主持人审批同意后方可上会。

（四）党委办公室、办公室汇总议题材料，形成会议通知单，并通知有关人员参会。

二、规范沟通机制

（一）跨部门沟通。议题涉及多个部门的，提交部门（单位）应充分征求其他相关部门意见建议，对未采纳的意见建议，应给予充分解释说明。相关部门（单位）应就有关事项达成一致后，方可提交会签、审批。

（二）党政主要负责人沟通。党委、行政主要负责人应分别在党委会、校务会之前，提前与对方沟通会议议题清单，就各自分管工作相关议题主动征求对方意见，就其中的重要议题交换意见。意见未达成一致的议题应暂缓提交会议审议。

（三）与会人员沟通。党委委员、校领导应对分管工作相关议题提前审核把关、沟通协调。需校务会和党委会依次审议的议题，应于校务会召开前，在党委委员、校领导范围内充分征求意见，再提交会议审议。

三、规范材料质量

（一）类别及内容

1.规章制度、规范性文件类议题材料，应包括文件草案、起草说明等。起草说明应包含政策依据、起草过程、基本结构及重要条款说明、意见征求及采纳情况等。规章制度类议题材料，应先将制度草案及起草说明送党委办公室、办公室前置审核，审核通过后方可提交。

2.其他重要事项的议题材料，应包括议题背景、工作现状、提请研究解决的主要问题、本部门倾向性意见或解决方案。

（二）格式及名称

1.字体。标题用方正小标宋简体2号，内容用3号仿宋体。

2.结构层次序号。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。具体可参照附件模版格式。

3.材料标题名称。一般应为“关于……汇报”等。

四、规范会场秩序

（一）与会人员。相关部门（单位）主要负责人应按指定时间参加或列席会议。确不能到会的，须会前向分管校领导、会议主持人请假，经批准同意后可安排本部门（单位）副职或其他负责人列席会议，并向党委办公室、办公室报备。党委委员、校领导不能到会的，应向会议主持人请假，并向党委办公室、办公室报备。

（二）现场汇报。会议议题原则上由提交部门（单位）主要负责人汇报，分工负责的党委委员、校领导、相关部门（单位）主要负责人补充汇报。汇报应简明扼要、重点突出、条理清晰，汇报时间一般不超过10分钟。

（三）审议沟通。每项议题应有提问、汇报人补充说明的环节，确保审议事项得到充分沟通。

（四）发表意见。与会人员依次发表意见并简要阐述理由，议程中可补充发言，但不得打断他人发言。会议主持人应控制发言时间，确保发言机会平等、提高会议效率。党政主要负责人应末位表态，按次序最后发言。

五、规范记录纪要

（一）会议记录和纪要。会议记录和会议纪要一般应在会议结束3天内整理完成，会议记录应由会议主持人审签后存档，会议纪要按电子公文发文处理流程印发。

（二）会议纪要传阅。一般性议题纪要传阅范围原则上为中层及以上干部，敏感议题传阅范围为参会人员及议题相关部门负责人，涉密议题按规定范围线下传阅。会议主持人应根据《高等学校信息公开办法》等相关规定，在会议结束后明确议题的公文传阅范围。

（三）会议信息公开。会议召开情况、决定事项及相关工作部署要求应在会议结束3天内，在学校官网信息公开专栏公开。

六、规范决议落实

（一）会议作出的决议、决定事项，由分管校领导及时组织有关部门贯彻落实，重要工作的落实情况应按会议要求向校务会、党委会报告。有关职能部门应将落实情况及时反馈党委办公室、办公室，如有完成时限推迟或无法完成的工作应提前说明情况原因。

（二）须正式行文落实的会议事项（如印发制度、方案，发布通知等），承办单位须根据会议决议及时修改完善，并在会后一周内提交发文审批流程。会议决议明确时限要求的，按会议决议执行。

（三）党委办公室、办公室按职责分工对各项会议决议、决定事项的承办情况进行督办，充分利用信息化技术，定期汇总承办进度，并在一定范围内公示。

七、本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释。各部门、各单位参照本制度执行。