2009年12月18日上午，学院办公室会同党委办公室、档案馆组成检查组到各系办公室进行工作调研和交流，检查了各系公文的登记、传阅、归档等情况，指出公文管理中存在的问题，并对各系公文管理工作提出了要求：对接收到的公文进行登记，要求接收日期、文号、标题、公文日期齐全；公文粘贴传阅单，党政公文均需系主任和书记传阅、签字，系领导传阅后交还系办公室保存；系办公室对传阅完毕的公文进行归类整理，学院公文按照发文字号顺序整理，处室发文按处室分类整理，建立文件目录；各系重大活动中产生的资料均需一式两份，一份由系办公室保存，另一份在第二年年初移交档案馆。