2008年11月3日下午，学院办公室在图书馆第一会议室召开行政秘书工作会议，部署近期工作。学院办公室全体人员、各系部办公室主任、各职能部门和单位的行政秘书参加会议。会议由秘书科科长边修蕊主持。

本次会议的主要内容是：总结上半年公文处理和信息报送工作；传达中国地震局保密工作要求；部署撰写2008年工作总结和2009年工作计划的准备工作；布置2009年报刊订阅工作。

学院办公室主任何本华就做好行政秘书工作、当好领导的参谋助手对与会同志提出三点要求：

一、要注重自身能力建设，不断提高思想水平和业务能力。每一个人的成长成才都是一个定向积累的过程，是不断“学习、思考、实践、总结”的过程。担负行政秘书工作的同志，要立足工作岗位成才，要明确自己的工作和发展目标，按照薄景山院长所要求的那样，做到“目标始终如一，长期坚持不懈”。要善于研读规章制度，研读有关文件，从中寻找工作的政策依据；要善于调查研究和分析实际问题，注意业务常识的积累，加强工作实践历练，不断提高业务能力，成为“会办文、会办会、会办事”的业务能手。

第二，要明确自身的岗位定位，正确处理工作中的各种关系。要建设和谐社会，建设和谐校园，建设学习型组织与和谐团队，就需要处理好各种关系。处理好工作中的各种关系需要注意把握好两个要点：一是对自身工作岗位的定位要准确，定位准确是处理好各种关系的前提；二是要注意工作的方式方法，工作的方式方法很多时候直接影响工作效果。

第三，要学会合理安排时间，不断提升各项工作任务的执行力。合理安排工作时间体现了我们的思想方法和工作方法。担负行政秘书工作的同志，要当好领导的参谋助手，为领导做好各项服务，就要学会哲学思考，善于集中主要精力抓好重点工作，学会“抓重点、带一般”，“抓两头、促中间”的工作策略。要善于从大处着眼，小处着手，越是重要的工作，越是要注意抓好工作中的细节。要注意把握工作任务的一般性和特殊性，稳步推进各项工作的落实。

何主任希望大家正确处理好工作、学习和生活的关系，注重体育锻炼，注意劳逸结合，保持健康的身体和健康的精神，落实好所担负的工作任务，为促进学院科学发展做出新贡献。

会议还向与会人员发放了中国地震局印发的《公文处理手册》和《保密工作手册》。